Wniosek do spółdzielni o dane do świadectwa energetycznego: co napisać?

Co daje art. 9 ust. 2 ustawy?

Właściciel lub zarządca budynku przekazuje nieodpłatnie kopię albo wydruk świadectwa budynku, a przy jego braku dokumentację techniczną. Uprawnienie przysługuje właścicielowi części budynku oraz posiadaczom wskazanych praw spółdzielczych. Termin wynosi do 14 dni od złożenia wniosku.

Przepis dotyczy udostępnienia materiałów. Nie oznacza nakazu stworzenia dowolnych nieistniejących badań ani zamówienia nowego świadectwa całego bloku na Twoje żądanie. Dlatego dobrze sformułowany wniosek odwołuje się najpierw do dokumentów budynku, a osobno prosi o wyjaśnienie, których informacji w nich brakuje.

Źródła: [1]

Ustal adresata i wskaż swój lokal

Sprawdź nazwę spółdzielni lub firmy zarządzającej oraz adres biura obsługującego Twój budynek. W dużych zasobach pomocny będzie numer osiedla albo administracji. W piśmie podaj ulicę, numer budynku i mieszkania, swoje dane kontaktowe oraz tytuł do lokalu. Dzięki temu pracownik nie będzie musiał dopytywać, którego budynku dotyczy sprawa.

Jeżeli piszesz jako zwykły najemca, nie przypisuj sobie uprawnienia właściciela. Poproś właściciela o złożenie wniosku albo ustal z administracją zasady działania na podstawie pełnomocnictwa. Przy sprzedaży prowadzonej przez pośrednika również warto wcześniej wyjaśnić, kto podpisuje pismo i odbiera dokumenty. Nie przesyłaj na zapas całej dokumentacji osobistej.

Wzór wniosku do spółdzielni lub zarządcy

Poniższy wzór jest propozycją zwykłego pisma, nie formularzem urzędowym. Uzupełnij nawiasy i wybierz właściwe określenie prawa do lokalu. Jeżeli administracja ma własny formularz, sprawdź, czy pozwala jasno wskazać cel oraz dokumenty, o które prosisz.

• [Miejscowość, data]. Wnioskodawca: [imię i nazwisko, adres do korespondencji, kontakt]. Adresat: [nazwa właściciela lub zarządcy budynku].
• Dotyczy: udostępnienia materiałów potrzebnych do sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej lokalu [pełny adres i numer lokalu].
• Jako [właściciel lokalu / osoba ze spółdzielczym własnościowym prawem / osoba ze spółdzielczym lokatorskim prawem] wnoszę na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków o nieodpłatne przekazanie kopii lub wydruku świadectwa budynku, a w razie jego braku dokumentacji technicznej budynku potrzebnej do opracowania świadectwa lokalu.
• Proszę także o wskazanie, czy udostępnione materiały uwzględniają przeprowadzone remonty przegród oraz wspólnych instalacji. Jeśli dokumentacja nie zawiera części informacji, proszę o wskazanie braków.
• Proszę o przekazanie materiałów na [uzgodniony adres e-mail / adres do korespondencji] albo informację o sposobie odbioru. [Podpis].

Źródła: [1]

Jakich informacji może potrzebować wykonawca?

Przed wysłaniem pisma zapytaj osobę przygotowującą świadectwo o zakres potrzebnej dokumentacji. Możesz dodać do wniosku listę dotyczącą ścian, ocieplenia, stropu nad piwnicą, dachu oraz instalacji ogrzewania i ciepłej wody. Lista pomaga odnaleźć materiały, ale nie zastępuje ustawowego wskazania świadectwa budynku albo dokumentacji.

Nie pytaj tylko o „dane do certyfikatu”, jeśli masz już konkretne braki. Napisz na przykład, że potrzebna jest informacja o ociepleniu dachu po remoncie oraz sposobie przygotowania ciepłej wody. Poproś o materiały z datą lub oznaczeniem dokumentu. Odpowiedź „ogrzewanie centralne” może wymagać doprecyzowania, jeśli nie wyjaśnia źródła ciepła i zakresu instalacji.

Zachowaj dowód złożenia i pilnuj terminu

W biurze możesz poprosić o potwierdzenie przyjęcia na kopii pisma. Przy korespondencji elektronicznej zachowaj wysłaną wiadomość i uzyskane potwierdzenie odbioru. Jeżeli administracja korzysta z portalu mieszkańca, zapisz numer sprawy oraz datę. Wybierz kanał, który pozwala później wykazać treść wniosku i jego złożenie.

Gdy odpowiedź nie nadchodzi, wyślij przypomnienie z kopią pierwotnego pisma i wskazaniem daty. Poproś o wyjaśnienie stanu sprawy oraz udostępnienie posiadanych materiałów. Nie przepisuj z internetu zapowiedzi automatycznej kary lub grzywny dla zarządcy. Jeśli spór trwa i blokuje ważną transakcję, przedstaw komplet korespondencji prawnikowi, który oceni konkretną sytuację.

Po odpowiedzi sprawdź aktualność materiałów

Otwórz załączniki przed przekazaniem ich dalej. Czy dotyczą właściwego budynku? Czy są czytelne? Czy opisują stan po ostatniej termomodernizacji? Zwróć uwagę na skany urwanej tabeli, brak legendy rysunku i odpowiedzi opisujące kilka budynków osiedla łącznie. Lepiej wyjaśnić taki brak w tej samej korespondencji.

Dokumentacja wspólnych części nie musi opisywać zmian wewnątrz mieszkania. Dopisz własną wymianę okien, inne urządzenie do ciepłej wody lub zamontowaną klimatyzację. Przekaż wykonawcy całą odpowiedź administracji razem z załącznikami. Samodzielne przepisanie kilku liczb usuwa kontekst: datę remontu, nazwę budynku i zastrzeżenia autora dokumentu.

Jeśli spółdzielnia nie ma potrzebnych danych

Poproś o jasne wskazanie, co istnieje w dokumentacji, a czego nie odnaleziono. Następnie ustal z wykonawcą sposób uzupełnienia braków: inne archiwalne materiały, dokumenty remontowe, pomiary albo inwentaryzację. Dokument sąsiada nie jest automatycznym rozwiązaniem, bo położenie mieszkania w bryle i przeprowadzone zmiany mogą się różnić.

Dane administracji to jeden z elementów przygotowania, nie gotowe świadectwo Twojego lokalu. W Świadectwo60Minut przygotowujemy obsługę zdalną dla całej Polski po ocenie dokumentacji. Na razie nie przyjmujemy zamówień ani płatności. Wniosek możesz jednak złożyć wcześniej, aby nie rozpoczynać zbierania materiałów dopiero tuż przed planowaną umową.